💡 Case Study:
Szkolenie: Transformacja AI w zespole firmy "Michnor"
Szkolenia ze sztucznej inteligencji w obszarze kluczowych ról firmy – historia Ilony i Jacka
Kontekst wyzwania
Ilona i Jacek pełnią kluczowe role w firmie Michnor. Zakres ich obowiązków obejmuje wiele obszarów wymagających różnorodnych kompetencji.
Project Management
Koordynacja projektów i zespołów
Sprzedaż i obsługa
Rozmowy z klientami i wsparcie
Administracja
Dokumenty formalne i prawne
Marketing i content
Tworzenie materiałów promocyjnych
Oferty i przetargi
Przygotowywanie propozycji handlowych
Dokumentacja środowiskowa
Raporty i analizy techniczne
Główny problem: Każdy proces wymagał dużego nakładu pracy, a liczba obowiązków utrudniała utrzymanie spójności, systematyczności i skupienia.
Audyt Obowiązków i Cele Szkolenia
Podczas Audytu przeanalizowano wszystkie kluczowe obszary pracy Ilony i Jacka. Pozwoliło to zidentyfikować miejsca, w których sztuczna inteligencja mogłaby znacząco usprawnić codzienne działania.
Sprzedaż i obsługa klienta
Długie rozmowy telefoniczne wymagały czasochłonnych notatek i podsumowań, które zajmowały nawet kilka godzin tygodniowo.
Oferty i przetargi
Przygotowywanie ofert opierało się na ręcznym porównywaniu parametrów technicznych i cen, a każdą propozycję trzeba było dodatkowo weryfikować pod kątem formalnym.
Administracja i prawo
Tworzenie pism formalnych i dokumentów wymagało precyzji oraz znajomości języka urzędowego, co stanowiło duże obciążenie.
Główne cele szkolenia
- Zwiększenie adopcji AI – wdrożenie narzędzi AI przyspieszających pracę
- Wzrost efektywności – uporządkowane, profesjonalne treści i szybsze decyzje
- Odciążenie poznawcze – AI przejmuje powtarzalne zadania
Nasze działania i rezultaty:
Etap 1: Szkolenie dot. Sztucznej Inteligencji oraz Warsztaty praktyczne
Szkolenie zostało oparte na programie Transformacja AI – Pakiecie Godzinowym realizowanym w ciągu 1 miesięca.
Oto przykładowe elementy szkolenia:
01
Fundamenty obsługi AI
Bezpieczeństwo danych, etyka, skuteczne prompty
02
Organizacja wiedzy
Strukturyzacja dokumentów i procesów
03
Tworzenie Agentów AI
Praktyczne warsztaty na realnych zadaniach
Szkolenie było dopasowane do ról Ilony i Jacka. Całość posłużyła do wprowadzenia stałego sposobu pracy z AI. W trakcie warsztatów ćwiczyliśmy na realnych obowiązkach zespołu firmy.
Etap 2: Zestaw Agentów AI
Jako efekt Szkolenia pojawił się Zestaw Agentów AI, który Ilona i Jacek mogą wdrażać i wykorzystywać w codziennych zadaniach.
ClientBrief
Porządkowanie notatek ze spotkań i tworzenie podsumowań gotowych do przekazania dalej (np. do CRM lub maila).
RegułaBot
Szybkie wyszukiwanie właściwych przepisów, paragrafów i norm technicznych oraz wstawianie ich do bieżącego dokumentu.
OfferBuilder / CompareBot
Generator ofert oraz porównywarka opcji z rekomendacjami (do ofert indywidualnych i przetargowych).
Efekt: Ilona i Jacek poznali, kiedy i jak uruchamiać konkretnego agenta w swoim procesie, dzięki czemu przestali zaczynać „od pustej kartki", a skupili się na merytoryce.
Nowe, mądrzejsze Nawyki w pracy
„AI do codziennych Obowiązków"
Podczas szkolenia skupiliśmy się na wdrożeniu AI do codziennych nawyki pracy z AI oraz:
Codzienne nawyki
AI działa „w tle" podczas rutynowych zadań
Comiesięczny przegląd
Wyłapywanie najlepszych pomysłów i wzorców
Nowe Agenci AI
Tworzenie automatyzacji do dalszego użytku
Czas na strategię
Więcej czasu na decyzje strategiczne i rozwój
Dzięki temu AI działa „w tle", a Ilona i Jacek mają więcej czasu na decyzje strategiczne, konsultacje eksperckie oraz rozwój własnych projektów.
Etap 3: Procesy do Automatyzacji
Uzgodniliśmy RoadMapę potencjalnych automatyzacji do rozważenia w następnej fazie:
„Notatka → CRM/Drive"
Półautomatyczny przepływ podsumowań rozmów i materiałów sprzedażowych, powiązany z koncepcją Agenta AI jako Asystenta Handlowca – Inteligentnego CRM. Dzięki temu notatki głosowe i podsumowania ze spotkań mogą być bezpośrednio integrowane z CRM, eliminując ręczne wpisywanie danych.
„Oferta → PDF → e‑mail"
Szybkie generowanie i wysyłka gotowych ofert. System pozwala w kilka minut stworzyć spójną i estetyczną ofertę na bazie szablonu, a następnie automatycznie wygenerować plik PDF gotowy do wysyłki. Proces, który wcześniej zajmował godziny, skraca się do kilkunastu minut.
Obecny zakres zakończyliśmy na szkoleniu praktycznym i zestawie agentów startowych; automatyzacje są zaplanowane jako kolejny etap po weryfikacji efektów pracy na Szablonach i Agentach.
Efekty i korzyści
Szkolenie oraz wprowadzone narzędzia AI przyniosły firmie Michnor wymierne korzyści:
8-10h
Oszczędność tygodniowo
Średnia oszczędność czasu na zadaniach rutynowych
35h
Oszczędność miesięcznie
Czas na pracę strategiczną i kontakt z klientami
65%
Adopcja AI
Wzrost wykorzystania AI z 5% do 65%
1
Notatki i podsumowania
3-4 godziny tygodniowo → 30-40 minut
2
Przygotowanie oferty
3 godziny → 20 minut
3
Pisma formalne
6 godziny → 2 godziny
Większa spójność dokumentów
Dzięki szablonom i agentom AI wszystkie pisma, oferty i raporty mają jednolitą strukturę i język.
Szybsza obsługa klienta
Możliwość natychmiastowego tworzenia ofert i odpowiedzi na zapytania zwiększyła konkurencyjność firmy.
Odciążenie poznawcze
AI przejmuje żmudne i powtarzalne zadania, a zespół może skupić się na decyzjach strategicznych.
Wnioski i rekomendacje
Szkolenie to dopiero pierwszy krok
Prawdziwa transformacja zaczyna się wtedy, gdy AI staje się codziennym narzędziem pracy, co prowadzi do wdrożenia Automatyzacji. Obecność Ilony i Jacka w procesie była kluczowa; pokazali, że wdrożenie AI wymaga współpracy techniki z wiedzą merytoryczną.
Uniwersalność rozwiązań
Model zastosowany w Michnor można przenieść do innych firm, niezależnie od branży. Następny etap to usystematyzowanie Agentów AI oraz wdrożenie automatyzacji pozwoli jeszcze bardziej zwiększyć efektywność.
Case study pokazuje, że odpowiednio dobrane szkolenie i zestaw prostych agentów AI mogą realnie odciążyć kluczowe role w firmie, przyspieszając pracę i poprawiając jakość dokumentów.
Transformacja AI w Twojej Firmie